Inkoopproces

De specificatie is de eerste fase, een omschrijving van de eigenschappen waaraan de in te kopen producten of diensten moeten voldoen om te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel. 
Tijdens het marktonderzoek wordt vastgesteld welke van de mogelijke potentiële leveranciers het meest geschikt lijken voor het invullen van de behoefte. Aan deze leveranciers wordt een offerteaanvraag verstuurd. Bij de leveranciersselectie worden ontvangen offertes op basis van gunningscriteria onderling vergeleken. 
Als de offertes nog niet optimaal aansluiten bij de wensen, is het nu zaak om met de gekozen leverancier (of met de beste twee of drie) te gaan onderhandelen. Vervolgens wordt de finale keuze gemaakt en wordt het contract opgesteld. 
Vervolgens gaat we de fase in van de operationele inkoop. De goederen of diensten moeten worden besteld, vervolgens moet worden bewaakt of de bestelde producten en diensten ook daadwerkelijk worden geleverd en voldoen aan de eisen. En ten slotte zal er worden betaald. Er resteren na de betaling nog twee taken; het archiveren van relevante stukken en documentatie en bijwerken van de leveranciersgegevens in het vendorratingsysteem.