Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit meerdere fasen die nauw met elkaar samenhangen. De inkoper houdt zich bezig met alle fasen en vooral met de samenhang ertussen. 

• Specificatie. De specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan de in te kopen producten of diensten moeten voldoen.
• Marktonderzoek. Tijdens het marktonderzoek wordt vastgesteld welke leveranciers het meest geschikt lijken. Aan deze leveranciers wordt een offerteaanvraag verstuurd, waarna de ontvangen offertes op basis van gunningscriteria worden vergeleken.
• Onderhandelen. Als de offertes niet optimaal aansluiten bij de wensen, is het  zaak met  leveranciers te onderhandelen. Vervolgens wordt de best passende leverancier gekozen en wordt het contract opgesteld.
• Operationele inkoop. De goederen of diensten worden besteld en vervolgens wordt bewaakt dat ze worden geleverd en voldoen aan alle eisen. Na de betaling resteren nog twee taken; het archiveren van relevante documentatie en het bijwerken van de leveranciersgegevens in het vendorrating systeem.