Informatievoorziening en automatisering

Bij inkoop komen al snel duizenden artikelgegevens, leveranciers, bestellingen en facturen kijken. Een inkoopsysteem is een geautomatiseerd systeem dat helpt al deze gegevens en belangrijke managementinformatie overzichtelijk te verwerken. Vele facetten spelen daarbij een rol:

• E-procurement (electronic procurement, ofwel  ‘elektronisch inkopen’) is het gebruikmaken van internettechnologie in het inkoopproces. Er zijn tal van toepassingen, zoals het vereenvoudigen van het operationele proces, het vergroten van de marktmacht, het  doorlopen van het inkoopproces of het beheersen van kennis. 
• Spendanalyse. Om grip te krijgen op inkoopuitgaven zijn cijfers nodig: spendanalyses. Hierbij onderzoeken inkopers vragen, zoals: Bij welke leveranciers kopen we? En welke productgroepen en hoeveelheden kopen we in?
• Vendorrating is de gangbare term voor ‘inkoopprestatiemeting’ en meet hoe leveranciers presteren op bijvoorbeeld levertijd, kwaliteit en prijs. Door dit periodiek aan een leverancier terug te koppelen, kunnen continu verbeteringen worden doorgevoerd.  Daarnaast worden de effecten van alle inkoopactiviteiten gemonitord, zoals de interne klantgerichtheid en informatievoorziening van inkopers.